Permisos en un Google Site para trabajar colaborativamente

por opensourceway

En el tiempo que llevo formando docentes me he dado cuenta de que uno de los temas que peor se acaba comprendiendo es la gestión de los permisos en un site de Google,  sobre todo cuando se quieren personalizar página a página para llevar a cabo trabajos colaborativos.

Para conocer los aspectos generales de la gestión de permisos en un site, Google pone a nuestra disposición una guía llamada "Control de acceso a tu sitio". En esta guía podemos leer cómo hacer un sitio privado, público, público a medias, invitación al site de grupos, permisos de nivel de página, etc. Pero creo que no quedan suficientemente claros algunos aspectos.

Debemos saber que un sitio de Google puede tener permisos globales, de tal forma que todas sus páginas o subpáginas podrán ser vistas o editadas de la misma forma en que compartamos el sitio. O podemos definir permisos distintos en las diferentes partes del sitio. Imaginemos una página web de un centro educativo con zonas privadas para profesores, familias o alumnado.

Si nos fijamos en la parte de la administración donde definimos los permisos del sitio, vemos que hay un apartado de permisos generales y otro donde nos permite añadir usuarios particulares:

También vemos un botón arriba a la derecha que dice "Habilitar los permisos de nivel de página". Clicando este botón podremos definir diferentes permisos en las distintas áreas (páginas del site).

Si queremos incluir usuarios que tendrán determinados permisos en ciertas páginas, mi recomendación es que se añadan en este apartado después de habilitar los permisos de nivel de página y de definir en cada una de las páginas qué permisos queremos dar. Esto nos evitará tener que cambiar gran número de permisos en cada una de las páginas.

Supongamos que creamos un site con 4 páginas y queremos que en la página 1 tenga permisos de edición el alumno1 y en la segunda el alumno 2 y que ninguno vea la página del otro.

Lo haríamos así:

• Antes de añadir los correos de los alumnos en la página de compartición, habilitamos los permisos de nivel de página:

• Una vez habilitados, vamos a las diferentes páginas y cambiamos sus permisos:

• ahora elegimos "Utilizar permisos personalizados" y la opción "No añadir usuarios nuevos"

• Guardamos la opción y ahora en la página general de permisos añadimos a los usuarios con la marca "Puede ver":

Tenemos que añadir una a una las cuentas de todos porque no podemos utilizar grupos de google para definir permisos individuales personalizados.

Clicando en Compartir y guardar obtenemos lo siguiente:

Ahora vamos a la pag1. Como antes hemos dicho "No añadir nuevos usuarios" veremos lo siguiente:

Basta ahora con cambiar el permiso del alumno1 a "Puede Editar" y dejar el alumno2 sin permisos para obtener lo que queríamos.

Pero, ¿cuál es la diferencia entre añadir usuarios antes o después de habilitar los permisos de nivel de página? ¿Y entre "Añadir usuarios nuevos" y "No añadir  usuarios nuevos" en cada una de las  páginas?

Supongamos que hacemos un site y añadimos al USUARIO1 en modo "Puede ver" antes de habilitar los permisos de nivel de página. Habilitamos después estos permisos. En la pag1 activamos "Añadir nuevos usuarios" y en la pag2 activamos "No añadir nuevos usuarios".

¿Qué sucederá con USUARIO1 en esas dos páginas? Que en las dos aparecerá con permiso de VER, pues no es un usuario nuevo añadido, sino que ya estaba antes de habilitar los permisos de páginas. 

Para los siguientes usuarios que añadamos sí habrá diferencias. En la pag1 aparecerán con los permisos dados al principio y en la pag2 aparecerán sin permisos.

Evidentemente, si vamos a manejar una gran cantidad de usuarios será mejor, en general, que aparezcan sin permisos para evitar tener que cambiarlos uno a uno.  

CASO PRÁCTICO DE GOOGLE SITE PARA TRABAJO COLABORATIVO

Supongamos que creamos un site para trabajo en grupo de nuestros alumnos. Queremos que los alumnos trabajen colaborativamente en grupos de 5 sobre un mismo tema y, hasta que los productos no estén acabados y evaluados no queremos que un grupo vea el trabajo de los demás.

¿Cómo definiríamos los permisos?

El site tendrá una página guía del profesor sobre el trabajo a realizar y 4 páginas, una por grupo. Dentro de cada una de estas páginas grupales, los alumnos podrán hacer las subpáginas que crean oportunas o que el profesor les indique.

1. Hacemos el site PRIVADO para que no pueda verse durante el proceso del trabajo grupal. Antes de compartir en modo lectura "Puede Ver"con cada uno de los alumnos, habilitamos los permisos de nivel de página.

• Página guía: No activamos permisos de nivel de página (de esta forma herederá los permisos generales del site)

• Página grupo 1: Activamos permisos de nivel de página sin añadir usuarios nuevos

• Página grupo 2: Activamos permisos de nivel de página sin añadir usuarios nuevos

• Página grupo 3: Activamos permisos de nivel de página sin añadir usuarios nuevos

• Página grupo 4: Activamos permisos de nivel de página sin añadir usuarios nuevos

• Introducimos en los permisos del site los correos de los 20 alumnos y les damos permisos de lectura “Ver”.

• Ahora tenemos que ir a las páginas de los grupos, y en cada una de ellas nos aparecerán los 20 alumnos sin permisos (con rayas). Tendremos que elegir a los 5 componentes del grupo y darles permiso de edición. De esta forma ellos podrán editar y el resto no podrá ni ver esta página.

Hay que tener en cuenta que, si a las páginas de los grupos les hubiéramos habilitado los permisos de nivel de página añadiendo usuarios nuevos; o hubiéramos añadido los usuarios a los permisos generales del site antes de habilitar los permisos de nivel de página, en cada una de las páginas de  los grupos tendríamos que cambiar los permisos a 20 usuarios (en vez de a 5) pues aparecerían todos en modo lectura.

2. Una vez que los trabajos son evaluados podemos deshabilitar los permisos a nivel de página y hacer el site público o visible recibiendo el enlace para que todos los alumnos puedan ver las páginas de los demás.

Un ejemplo de este proceso es el site de mi compañera Alazne Zarate, creado para llevar a cabo un trabajo colaborativo por grupos sobre las cónicas en la asignatura de Matemáticas en Bachillerato. En este site todos los grupos hacen el mismo trabajo, y sus resultados finales sólo pueden verse una vez corregidos y evaluados.

Juan Carlos Guerra

@juancarikt