Configurar una intranet para el Centro

Una intranet es una red propia de una organización, diseñada y desarrollada siguiendo los protocolos propios de Internet, en particular el protocolo TCP/IP. Puede tratarse de una red aislada, es decir no conectada a Internet. Para entendernos, una intranet configurada para ofrecer servicios WWW permite a una red de ordenadores conectados entre sí, en el que se incluya uno de ellos como servidor, acceder al mismo tipo de contenidos que podemos encontrar por internet pero sin necesidad de conexión externa nuestra propia red.

Esto en un centro docente ofrece una serie de ventajas como son:

1. Capacidad de compartir recursos (impresoras, escáner...) y posibilidad de conexión a Internet (acceso a la información de la Red y a sus posibilidades comunicativas).
2. Alojamiento de páginas web, tanto la del centro como de estudiantes o profesores, que pueden consultarse con los navegadores desde todos los ordenadores de la Intranet o desde cualquier ordenador externo que esté conectado a Internet.
3. Servicios de almacenamiento de información. Espacios de disco virtual a los que se puede acceder para guardar y recuperar información desde los ordenadores del centro y también desde cualquier equipo externo conectado a Internet. Cada profesor y cada estudiante puede tener una agenda en el disco virtual.
4. Servicio de e-mail, que puede incluir diversas funcionalidades (buzón de correo electronico, servicio de webmail, servicio de mensajeria instantanea...)
5. Foros, canales bidireccionales de comunicación entre los miembros de la comunidad escolar, que permiten el intercambio de opiniones, experiencias... Algunos de estos foros pueden estar permanentemente en funcionamiento, y otros pueden abrirse temporalmente a petición de algún profesor, grupo de alumnos... Por ejemplo, tablones de anuncios y servicios de chat y videoconferencia.
6. Instrumentos diversos que permiten, a las personas autorizadas a ello, la realización de diversos trabajos tales como gestiones de tutoría, plantillas que faciliten a profesores y alumnos la creacion de fichas, test, periodicos; gestiones de secretaria y direccion; de biblioteca; y gestiones administrativas como petición de certificados, trámites de matrícula, notas de los estudiantes, etc.

Pero en mi opinión, y teniendo en cuenta las características de los netbook que van a ser repartidos por la Consejería, lo más importante que puede ofrecernos la intranet en nuestro centro es la posibilidad de crear un banco de recursos propio a los que los alumnos podrán acceder sin necesidad de conectarse colectivamente a internet ahorrando tiempo y disminuyendo las posibilidades de problemas en la conexión, cuelgues, baja velocidad, etc. Además, tened en cuenta que los netbook vienen sin lector de cd o dvd y la intranet nos va a permitir compartir el contenido de los recursos que ya tengáis en cd o en dvd. Los recursos se comparten en la red local y desde cualquier ordenar accedemos a él.

Para compartir recursos en red podemos hacer de varias formas. Una de ellas es con el asistente que trae windows para redes locales (compartir carpetas para luego acceder a ella a través de "Mis sitios de Red". Pero la que yo os recomiendo y voy a intentar explicar cómo se hace es montando nuestro propio servidor HTTP para después instalar en él un gestor de contenidos (CMS) propio: joomla, wordpress, etc.

De este modo tendremos una plataforma para alojar y ofrecer los contenidos a nuestros alumnos como la que ya tenéis en muchos centros pero sin la necesidad de realizar continuas conexiones a internet y sin las limitaciones de espacio que ofrece el hosting de la Junta o de la empresa privada donde lo tengáis alojado.

La configuración de nuestra intranet la vamos a dividir en 4 pasos:

• Paso 1: Instalación del servidor
• Paso 2. Configuración del PC servidor
• Paso 3. Configuración de los ordenadores clientes.
• Paso 4. La transferencia de archivos servidor-cliente

Paso 1: Instalación del servidor

Para establecer uno de los ordenadores de la red como servidor deberemos instalar en él el software necesario para ello. Si tenemos la intención de instalar porteriormente un gestor de contenidos tipo joomla o wordpress (podéis ver muchos ejemplos de gestores de contenidos gratuitos en Opensource CMS) hay que tener en cuenta este tipo de plataformas necesitan, aparte de la instalación del servidor HTTP, un gestor de base de datos y el soporte necesario para interpretar el lenguaje con el que están programados estos gestores que no es otro que PHP.

Por tanto podemos instalar por separado el servidor (Apache), el gestor para la base de datos (MySLQ) y el lenguaje de programación (PHP) o bien instalar todo junto con la ayuda de un programa que nos instala y nos configura Apache, MySQL y PHP conjuntamente. Vamos a alegir esta opción y vamos a utilizar el programa llamado AppServ.

Pincha aquí para descargar AppServ 2.5.10

Instalación de AppServ

Dos cosas a tener en cuenta y recordar:

1. El nombre que introducís en "Server Name" (nombre del servidor): Aconsejo por defecto que pongáis "localhost".

2. La contraseña de la base de datos en "Enter root password": Será la contraseña para acceder a la base de datos.

Para gestionar la base de datos MySQL

User: root

Pass: la contraseña que habéis introducido en la instalación del AppServ

Así de sencillo ha sido instalar en un ordenador de nuestra red un  servidor HTTP, MySQL y soporte para PHP.

Vamos a comprobar que todo está correcto.

1. Abrimos nuestro navegador (iexplorer, firerox, etc.) y en la barra de direcciones introducimos "127.0.0.1" o "http://localhost". Debe de abrirse una ventana como la siguiente.

Si durante la instalación del AppServ no hemos modificado el directorio de instalación podremos ver en C:/AppServ las siguientes carpetas:

La carpeta "www" es la carpeta raíz de nuestro servidor. Dentro de esta carpeta es donde colocaremos todos los archivos que queramos compartir en nuestra intranet. Se puede cambiar la ubicación de esta carpeta (por ejemplo en una partición de datos que tengamos) pero eso lo veremos en el siguiente paso.

Al introducir la dirección de nuestro servidor local en el navegador (http://localhost) se muestra automáticamente la página "index.php" de la carpeta "www". Esto es así porque viene configurado para buscar por defecto páginas llamadas "index.html", "index.htm" o "index.php". Si no encontrase una de estas páginas, por defecto, mostraría el listado de archivos y directorios que se encuentran en esta carpeta.

Pondré un ejemplo. Si renombramos el archivo "index.php" por "index-backup.php" e introducimos en el navegador la dirección "http://localhost" en vez de mostrarnos la página anterior accederemos al listado de archivos y carpetas que hay alojadas en el servidor.

¿Por qué es importante esto? Porque puede que en vez de necesitar un servidor para alojar una página web o instalar un gestor de contenidos ya diseñado (joomla, wordpress, etc.) queráis el servidor para acceder a archivos y carpetas donde guardáis vuestros recursos y documentos. Por ejemplo: los libros de texto del alumno de la mayoría de las editoriales traen un CD con actividades y recursos para el alumno. Si copiamos el contenido de estos CDs en una carpeta del servidor los alumnos pueden acceder a este contenido a través de la intranet de forma rápidad (recordad que los netbook no traen lector de DVDs). Otra opción es crear en la raíz del servidor dos carpetas: una para la web y otra para los recursos. Al pinchar en la carpeta web aparecería nuestro joomla o wordpress y al pinchar en la carpeta recursos todos los documentos que tengamos alojados.

Con esto ya tenemos instalado nuestro servidor, los contenidos que se alojen en él dependerá de las necesidades o intereses de cada centro.

Instalado el software del servidor, vamos a seguir configurando el ordenador donde hemos instalado el software. Vamos con el paso 2.

Paso 2. Configuración del PC servidor

Después de instalar el software necesario para nuestro servidor vamos a configurar otros elementos del mismo para que sea totalmente funcional.

Una red local con un ordenador que funcione como servidor implica que el resto de ordenadores de esa red van a acceder a él continuamente, por lo tanto, debemos asegurarnos de que cuando un cliente quiera conectar con el servidor esté "localizado", "sepa dónde está". Cuando un ordenador (servidor o cliente) es conectado a una red local el router, que es el aparatito que gestiona las conexiones de esa red y conecta la red con internet, va a asignar a cada uno de esos ordenadores una dirección llamada "IP". Así, por ejemplo, en una red local con 5 ordenadores cada uno de ellos tendrá una ip del tipo "192.168.0.1"," 192.168.0.2",  "192.168.0.3", "192.168.0.4" y "192.168.0.5".

Como en nuestra intranet los ordenadores-clientes realizarán continuas peticiones al ordenador-servidor es necesario que siempre "sepan" donde localizarlo, es decir, que su IP no cambie, sea fija.

Lo primero que tenemos que hacer es saber qué ip tiene actualmente el ordenador-servidor y, si no es fija, deberemos fijarla. Para saberlo vamos a Inicio>Programas>Accesorios>Simbolo del sistema.

Se nos abrirá una ventana con la consola de Windwos. En ella tecleamos "ipconfig" y nos aparecerá algo así (dependerá de cada configuración):

Tenemos que apuntar esas tres direcciones: la Ip del ordenador, la puerta de enlace (generalmente siempre es la misma en todas las redes) y la puerta de enlace predeterminada. Y ahora vamos a hacer que la ip de nuestro servidor sea siempre la misma. Vamos a Inicio>Panel de Control>Conexiones de red y vemos las propiedadades de nuestra red.

Y en la ventana que se nos abre marcamos "Protocolo Internet (TCP/IP)" y pinchamos en "Propiedades"

Si la pantalla que nos aparece es como la siguiente es que nuestro servidor no tiene una ip fija y que es el router el que le asigna aleatoriamente una.

Esto puede hacer que la ip del servidor cambie y que no sepamos en qué dirección se encuentra el servidor cuando nos queramos conectar con los netbook o con cualquier ordenador de la red. Vamos a fijarla y para ello tenemos que marcar "Usar la siguiente dirección IP" y completar con las direcciones que hemos apuntado anteriormente. También tendréis que completar las direcciones de los servidores dns que vais a usar para conectaros a internet. Podéis sacar una lista actualizada de servidores aquí. Yo en este caso he establecido estos: 194.179.1.101 y 194.179.1.100.

Pinchamos en aceptar, reiniciamos el ordenador para que los cambios tengan efector y listo. Ya tenemos nuestro servidor con ip fija. Para comprobarlo, desde cualquier ordenador conectado a la red, escribimos la ip del servidor en la barra de navegación de nuestro navegador. En mi caso escribo 192.168.1.2 y me aparece:

¿Recordáis? Es la página de inicio de nuestro servidor.

IMPORTANTE: Puede que al intentar acceder al servidor, si tenéis instalado algún cortafuegos o antivirus tipo Panda, os de problemas de acceso. Debéis de darle permiso al cortafuegos para que permita las conexiones al servidor. Por ejemplo, en el Panda salta una ventanita diciendo que se está intentando acceder al ordenador y os da la opción de permitir acceso.

Pues ya está. Ahora desde cualquier ordenador del centro podéis acceder al vuestro propio servidor de vuestra intranet escribiendo en la barra de direcciones del navegador la ip del ordenador-servidor.

Para los que quieran "complicarse la vida" todavía más daremos otro paso: ponerle nombre a nuestro servidor, con "letritas" y no con números. Es decir, que si quiero acceder a la intranet del centro bastaría con escribir en el navegador "http://intranet" en vez de "http://192.168.1.2" (mucho más cómodo y sencillo sobre todo para los alumnos).

Esta configuración debe de hacerse en cada ordenador-cliente del centro. Lo veremos en el siguiente paso.

Paso 3. Configuración de los ordenadores clientes.

Cuando se establecen conexiones entre los ordenadores cada uno de ellos tiene asignada una dirección IP distinta. En el paso anterior hemos configurado el servidor para que siempre tenga la misma IP y podamos acceder desde los clientes de forma sencilla y sin tener que preocuparnos de que IP tiene el servidor para comunicarla: sabemos cuál es y sabemos que siempre será la misma. Escribimos en el navegador la dirección IP del servidor y conectamos con él.

Pero existe una manera mucho más fácil de comunicarnos con el servidor (sobre todo con los netbooks de los alumnos). Se trata de ponerle un nombre a esa ip, un "alias". Sin entrar en complicaciones técnicas o pondré un ejemplo.

Cuando queremos buscar algo en Google abrimos nuestro navegador e introducimos la dirección "www.google.com" y se nos abre el ordenador. Realmente lo que hemos hecho ha sido dirigirnos al servidor donde está alojado este buscador en internet y esa máquina-servidor tiene una IP propia y distinta a cualquier otra IP que existente en internet. De hecho, si tecleamos directamente en el navegador la ip del servidor donde se encuentra el buscador nos saldrá la misma páginas. Teclead en el navegador "209.85.227.99" y aparecerá el buscador de Google.

Es mucho más fácil acordarse de que la página que busco está en www.google.com que en 209.85.227.99. A ese nombre se le llama "dominio" y no es más que asignarle a una IP única un nombre único. Así es mucho más fácil de dirigirse a la web que queremos.

Pues vamos a hacer lo mismo con nuestra intranet. Será mucho más fácil para los alumnos acceder a la intrenet del centro si les decimos que introduzcan en el navegador "intranet", "red", etc. que si les decimos que pongan 192.168.1.2 o la ip que tenga el servidor.

Hacerlo es muy sencillo, basta con editar un archivo en cada uno de los ordenadores clientes que van a conectarse al servidor. Esto pueden hacerlos los alumnos y nos ahorran el tener que repetir la misma operación en cada ordenador.

El archivo a editar está en C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\ y es el archivo llamado "hosts". Haced doble clic en él y decidle que se abra con el Bloc de Notas.



Y el archivo en cuestión contiene lo siguiente:

Si queremos llamar a nuestra intranet "intranet" o "redlocal" o como queramos únicamente tenemos que introducir en una nueva línea el nombre que queremos darle a la intranet y la dirección IP del ordenador-servidor. En nuestro caso le llamamos intranet y la IP recordad que estaba en 192.168.1.2. Así queda.

Guardamos los cambios, abrimos el navegador e introducimos "intranet" en la barra de direcciones y....

Es posible que tengáis que cerrar el navegador y volverlo a abrir para que surta efecto el cambio. Repito este paso debe de realizarse en todos los ordenadores que vayan a conectarse a la intranet del centro.

Ya tenemos listo el servidor, ya podemos acceder a él de forma fácil desde cualquier ordenador pero... ¿cómo añado archivos, carpetas, etc. para las actividades de los alumnos en el servidor?, ¿tengo que estar físicamente trabajando con él o puedo modificar y añadir los archivos que se comparten el servidor desde cualquier ordenador de la intranet?

Si tenemos en cuenta que el servidor del centro es un ordenador que debe de estar ubicado en un sitio fijo y encendido durante toda la jornada escolar, montar una intranet no tendría sentido si cada uno de los maestros o profesores del centro tuvieran que presentarse delante del servidor y, haciendo turnos, añadir sus ejercicios o archivos al servidor. Para que una intranet de un centro sea totalmente funcional, cada docente debe de tener la capacidad de acceder remotamente al servidor para subir sus archivos desde cualquier dependencia del centro, pueda borrarlos, crear carpetas, etc. Y claro, que se puedan gestionar los permisos de los distintos docentes para poder crear o borrar archivos o para todo lo contrario.

Para ello hay nuestro servidor tiene que permitir la transferencia de archivos desde cualquier ordenador al servidor y del servidor a cualquier ordenador. Para ello hay que instalar y configurar en la máquina servidor un servidor FTP (File transfer protocol, o sea, protocolo para la transferencia de ficheros).

No asustarse que es muy fácil y gratuito. Descansamos y lo vemos en el paso 4.

Paso 4. La transferencia de archivos servidor-cliente

Como decíamos, si tenemos un servidor de contenidos pero esos contenidos no podemos actualizarlos con facilidad o siempre van a ser los mismos mejor nos olvidamos de la intranet, los copiamos en una carpeta de los netbooks y nos ahorramos complicaciones.

Una intranet funcional debe de permitir al profesorado (y al alumnado, ¿por qué no?) actualizar con facilidad los contenidos a trabajar. Para poder acceder al ordenador servidor y modificar sus archivos necesitamos la ayuda del FTP (Protocolo para la transferencia de ficheros) que consiste en la instalación de un servidor de ficheros en el servidor y un gestor de archivos en el cliente que se encargue de acceder a los archivos del servidor y gestionarlos como si estuvieran en su propio disco duro.

Otra funcionalidad que nos ofrece el servidor ftp es la de crear usuarios con distintos niveles de acceso a los archivos del servidor. Por ejemplo, creo una carpeta en la raíz del servidor (recordad C:/AppServ/www/) llamada "primero" y en el servidor ftp hago una cuenta para el tutor de primero de Primaria para que solo él pueda añadir o borrar archivos de la carpeta "primero". Así pueden crearse cuentas para todos los docentes del centro.

Para ello vamos a instalar el software gratuito que nos ofrece el proyecto FileZilla: el software para el servidor y para el cliente.

Su página web es http://filezilla-project.org/ y una vez allí nos descargamos el software del servidor y el software para el cliente.

Empiezo con la instalación del servidor. Como son bastantes pasos, y como una imágen vale más que mil palabras, os pongo un video para que quede más claro (espero). Voy a instalar el servidor y voy a crear un usuario con permisos para acceder a la carpeta raíz del servidor. Tengo que indicar su nombre, contraseña, qué puede hacer con los archivos y carpetas (añadir, borrar, modificar, etc.) y la carpeta a la que tendrá acceso.

Ahora descargamos el cliente ftp de la misma página (http://filezilla-project.org/) y seguimos los pasos que se indican en el siguiente video.

De esta forma hemos completado todas las instalaciones necesarias para nuestra intranet.  Ahora sólo queda crear los usuarios (o sólo un usuario común para todos los docentes, aunque no es muy recomendable si no nos queremos encontrar con sorpresas en nuestros archivos) y gestionar los archivos de nuestra intranet.

Puede instalarse un gestor de contenidos tipo Joomla o Wordpress para tener la web del centro en la intranet pero para eso ya hay otros manuales.